E-facturen ontvangen en verwerken
Je leveranciers gaan e-facturen sturen via Peppol. Hoe komen die bij je binnen, en hoe verwerk je ze zonder je werkwijze om te gooien?
Hoe komt een e-factuur bij je binnen?
Het proces werkt in drie stappen:
- 1 Je leverancier stuurt een e-factuur
Via zijn eigen Access Point stuurt je leverancier een gestructureerde factuur (UBL-format) naar jouw Peppol ID.
- 2 Het netwerk routeert naar jouw Access Point
Peppol zoekt in het adresboek (SMP) welk Access Point bij jouw ID hoort en levert de factuur daar af. Kasklaar is jouw Access Point.
- 3 Kasklaar verwerkt de factuur
De e-factuur verschijnt in je inbox met alle data al uitgelezen — bedragen, BTW, leverancier, regelitems. Jouw agents maken er een boekingsvoorstel van dat je met één klik goedkeurt.
Het verschil met PDF-facturen
Bij een PDF-factuur moet de data eerst herkend worden — via OCR of handmatig. Dat kost tijd en is foutgevoelig. Een e-factuur bevat gestructureerde, machineleesbare data. Het verschil in de praktijk:
PDF-factuur
- OCR nodig om data te herkennen
- Foutgevoelig bij afwijkende layouts
- Handmatige controle vaak nodig
- Gemiddeld 34 seconden per factuur
E-factuur (Peppol)
- Data is al gestructureerd
- 100% nauwkeurig — geen interpretatie nodig
- Direct verwerkt tot boekingsvoorstel
- Sneller dan een PDF
Wat als je beide formats ontvangt?
In de overgangsfase ontvang je waarschijnlijk een mix: sommige leveranciers sturen al e-facturen via Peppol, andere sturen nog PDF's per e-mail. Dat is geen probleem.
Kasklaar verwerkt beide formaten in dezelfde inbox. PDF's worden door je agents herkend en uitgelezen. E-facturen worden direct ingelezen zonder herkenning. Het resultaat is hetzelfde: een boekingsvoorstel dat je controleert en goedkeurt. Je merkt het verschil alleen aan de hogere snelheid en nauwkeurigheid bij e-facturen.
Wat heb je nodig om te beginnen?
Om e-facturen via Peppol te ontvangen heb je twee dingen nodig:
- Een Peppol ID — je unieke adres op het netwerk, gebaseerd op je KVK-nummer
- Een Access Point — de partij die e-facturen voor je ontvangt. Kasklaar regelt dit voor je als gecertificeerd Peppol Access Point.
Zodra je een Kasklaar-account hebt, kun je je Peppol ID activeren. Vanaf dat moment komen e-facturen automatisch bij je binnen — naast je bestaande PDF-facturen. Niets verandert aan je werkwijze, behalve dat het sneller en nauwkeuriger gaat.